Datenschutzerklärung

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist:

Andreas Forsits
Einzelunternehmen
Flamminggasse 55
2500 Baden, Österreich

E-Mail: kontakt@neuraoffice.ai
Telefon: +43 680 1552341

Wir haben keinen Datenschutzbeauftragten bestellt, da hierfür keine gesetzliche Verpflichtung besteht. Bei allen Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns direkt unter den oben genannten Kontaktdaten.

NeuraOffice umfasst zwei getrennt zu betrachtende Bereiche. Bitte beachten Sie, welcher Abschnitt für Sie gilt:

a) Diese Website (Besucher & Interessenten)

Für die Verarbeitung Ihrer Daten beim Besuch dieser Website und bei einer Demo-Anfrage sind wir der Verantwortliche. Diese Vorgänge sind in den Abschnitten 3 bis 6 beschrieben.

b) Die NeuraOffice-Plattform (Kunden)

Innerhalb der Plattform laden unsere Kunden — typischerweise Steuerberatungskanzleien — eigene Dokumente und E-Mails hoch, die personenbezogene Daten Dritter (z. B. von deren Mandanten) enthalten können. In Bezug auf diese Inhalte handeln wir ausschließlich als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Verantwortlicher bleibt der jeweilige Kunde. Die Einzelheiten dieser Verarbeitung sind im Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) geregelt, den wir mit jedem Kunden abschließen. Abschnitt 7 fasst die wesentlichen Punkte zusammen.

Bei jedem Aufruf dieser Website werden durch den Browser automatisch Informationen an den Server übermittelt und in sogenannten Logfiles gespeichert. Erfasst werden insbesondere:

• IP-Adresse des anfragenden Geräts
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• aufgerufene Seite bzw. Datei sowie HTTP-Statuscode
• übertragene Datenmenge
• Browsertyp, Betriebssystem und Referrer-URL

Diese Daten dienen der technischen Auslieferung, der Stabilität und der Sicherheit der Website (z. B. Abwehr von Angriffen). Eine Zusammenführung mit anderen Datenquellen oder eine Verwendung zur Identifizierung Ihrer Person findet nicht statt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am sicheren und störungsfreien Betrieb).
Speicherdauer: Logfiles werden nach spätestens 14 Tagen gelöscht oder anonymisiert, sofern kein sicherheitsrelevanter Vorfall eine längere Aufbewahrung erfordert.

Auf dieser Website setzen wir keine Cookies zu Marketing-, Tracking- oder Analysezwecken. Es findet kein websiteübergreifendes Tracking statt.

Im angemeldeten Bereich der Plattform setzen wir ein einziges, technisch notwendiges Session-Cookie, das ausschließlich der Aufrechterhaltung Ihrer Anmeldung dient. Es ist als HttpOnly und SameSite=Strict gesetzt, wird verschlüsselt übertragen und enthält keine Profilinformationen. Ohne dieses Cookie ist eine Anmeldung technisch nicht möglich.

Da wir keine einwilligungspflichtigen Cookies verwenden, ist kein Cookie-Banner erforderlich.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bzw. § 165 Abs. 3 TKG 2021 (unbedingt erforderliches Cookie zur Erbringung des ausdrücklich gewünschten Dienstes).

Wenn Sie das Anfrageformular auf dieser Website nutzen oder uns per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Angaben, um Ihre Anfrage zu beantworten. Über das Formular sind das:

• Name
• E-Mail-Adresse
• Unternehmen / Kanzlei (optional)
• gewünschter Terminzeitraum (optional)
• Ihre Nachricht (optional)

Die Angaben werden bei uns gespeichert und können dazu genutzt werden, Ihnen eine Bestätigung oder Terminvorschläge per E-Mail zu senden. Pflichtfelder sind nur Name und E-Mail-Adresse; alle weiteren Felder sind freiwillig.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen) bzw. lit. f (Interesse an der Beantwortung von Anfragen).
Speicherdauer: bis zur abschließenden Bearbeitung Ihrer Anfrage. Führt die Anfrage nicht zu einem Vertrag, löschen wir Ihre Daten spätestens nach Ablauf etwaiger gesetzlicher Aufbewahrungsfristen. Sie können der weiteren Speicherung jederzeit formlos widersprechen.

Diese Website nutzt Schriftarten des Dienstes Google Fonts, die beim Seitenaufruf von Servern der Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland) geladen werden. Dabei kann Ihre IP-Adresse an Google übermittelt werden; eine Übermittlung in die USA (Google LLC) ist nicht auszuschließen.

Die Übermittlung in die USA ist durch den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zum EU-U.S. Data Privacy Framework abgesichert, dem sich Google angeschlossen hat. Die Einbindung dient der einheitlichen und ansprechenden Darstellung unseres Angebots.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer optimalen Darstellung).

Nutzen Sie NeuraOffice als Kunde, verarbeiten wir die von Ihnen hochgeladenen Inhalte in Ihrem Auftrag und nach Ihrer Weisung. Dazu zählen:

• Kontodaten: Name und E-Mail-Adresse der Nutzer:innen, verschlüsseltes Passwort, Einladungs- und Sitzungsdaten.
• Inhaltsdaten: hochgeladene Dokumente (PDF, Office-Dateien, Bilder u. a.) sowie — bei aktivierter Outlook-Anbindung — abgerufene E-Mails. Diese können personenbezogene Daten Dritter enthalten.
• Nutzungsdaten: gestellte Fragen, generierte Antworten, Konversationsverlauf und technisches Feedback zur Qualitätsverbesserung.

Wir verarbeiten diese Daten ausschließlich, um die vereinbarte Leistung zu erbringen — insbesondere die Aufbereitung, Indexierung und durchsuchbare Bereitstellung Ihrer Dokumente sowie die KI-gestützte Beantwortung Ihrer Fragen. Eine Nutzung zu eigenen Zwecken, etwa zum Training von KI-Modellen, findet nicht statt.

Microsoft-365-/Outlook-Anbindung

Die E-Mail-Integration ist optional und wird nur nach Ihrer ausdrücklichen Autorisierung über Microsoft (OAuth) aktiviert. Wir fordern ausschließlich Leserechte sowie das Recht zum Anlegen von Entwürfen an; ein eigenständiger Mailversand durch NeuraOffice ist technisch ausgeschlossen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung gegenüber dem Kunden) sowie Art. 28 DSGVO im Verhältnis zu den betroffenen Dritten. Den vollständigen Auftragsverarbeitungsvertrag stellen wir jedem Kunden vor Verarbeitungsbeginn zur Verfügung.

Für den Betrieb der Plattform setzen wir sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein, mit denen jeweils ein Auftragsverarbeitungsvertrag besteht. Die Verarbeitung erfolgt — mit Ausnahme der genannten Ausnahmen — innerhalb der Europäischen Union:

Eine aktuelle, vollständige Liste der Subprozessoren stellen wir Kunden auf Anfrage sowie als Anlage zum AVV zur Verfügung. Über Änderungen informieren wir gemäß den dort vereinbarten Fristen.

Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte erfolgt nur, wenn dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist (siehe die in Abschnitt 8 genannten Dienstleister), Sie eingewilligt haben oder wir gesetzlich dazu verpflichtet sind (z. B. gegenüber Behörden). Ein Verkauf von Daten findet unter keinen Umständen statt.

Ihnen stehen nach der DSGVO folgende Rechte gegenüber dem jeweils Verantwortlichen zu:

• Recht auf Auskunft (Art. 15)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16)
• Recht auf Löschung (Art. 17)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20)
• Recht auf Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Basis berechtigter Interessen (Art. 21)

Beruht eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Nachricht an kontakt@neuraoffice.ai. Betrifft Ihr Anliegen Daten, die wir im Auftrag einer Kanzlei verarbeiten, leiten wir Ihr Ersuchen an diese weiter bzw. verweisen Sie an den Verantwortlichen.

Unbeschadet anderer Rechtsbehelfe haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen die DSGVO verstößt. In Österreich ist dies die:

Österreichische Datenschutzbehörde
Barichgasse 40–42, 1030 Wien
Web: dsb.gv.at

Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen, um Ihre Daten gegen unbefugten Zugriff, Verlust und Manipulation zu schützen. Dazu zählen u. a. verschlüsselte Übertragung (TLS/HTTPS), strikte Mandantentrennung, verschlüsselte Speicherung von Zugangsdaten sowie ein restriktives Berechtigungs- und Sitzungsmanagement. Unsere Maßnahmen werden laufend an den Stand der Technik angepasst.

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald Änderungen unserer Verarbeitungstätigkeiten oder der Rechtslage dies erforderlich machen. Es gilt jeweils die hier veröffentlichte, aktuelle Fassung.